چطور زمان خود را مدیریت کنیم؟

چطور زمان خود را مدیریت کنیم؟

آیا شا نیز در پاسخگویی به سوال چطور زمان خود را مدیریت کنیم؟ دچار سردرگمی می شوید؟
آیا شما نیز در زمانبندی و رسیدگی به کارهایتان وقت کم می آورید؟
پس این مقاله می تواند برای شما بسیار مفید واقع شود، لطفا ما را همراهی فرمایید.

مدیریت زمان در مورد استفادۀ بهینه و مؤثر از هر لحظه از زمان با تمرکز صحیح و واقعی روی کارها، فارق از نگرانی ها و دل مشغولی های گذشته یا آینده بحث می کند.
با این حال، باز مهم است تا بتوان گذشته، حال و آینده را در نظر داشت، به طوری که بتوانید کارها را به طور مؤثر برنامه ریزی و اولویت بندی کنید.
به این ترتیب، شما قادر به تعیین وظایف در چهار چوب صحیح خواهید بود.

این امر حس نظم، ساختار، و امنیت را به کسانی که وابسته به مهارت های مدیریتی شما هستند خواهد داد.
در زندگی کاری، زمان چیزی است که به صورت روز افزون مورد نیاز است.
ابزارهای بسیاری در حال حاضر موجود است که دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم میسازد، با این طرز فکر که زمان بیشتری برای بهره وری و کارآئی بیشتر صرف می شود.
اگر چه این ابزار برای صرفه جویی در وقت طراحی شده اند، ولی می توانند چنان پیچیده باشند که مقدار زیادی از زمان ما را بگیرند و در نتیجه فشار بیشتری روی دوش مدیران بگذارند.

گام اول: حسابرسی زمان

به عنوان اولین قدم برای سازماندهی خوب وقت خود، یک «حسابرسی زمان» در مورد زندگی خودتان انجام دهید.
آیا بین خواسته هایی که از شما در محل کار هست و تعهدات و لذت هایی که معرف زندگی خصوصی شما هستند توازنی هست؟
آیا این موازنه شما را راضی می کند، یا این که شما فعالیت یا بخشی از زندگی خود را فدای دیگری می کنید؟

کلید مدیریت خوب زمان این است که از جهانی که در آن زندگی می کنید و از روابط متقابل بین اجزاء آن مطلع و آگاه باشید، آن وقت تصمیم می گیرید چگونه وقت خود را بین آن دو تقسیم کنید.

نحوۀ انجام حسابرسی زمان

۱) یک برگ کاغذ بزرگ بردارید و نام خود را در وسط آن بنویسید.

۲) اطراف نام خود کلماتی را که نشان دهندۀ خواسته های موجود در زندگی شماست بنویسید.
از جمله: ساعات کار مقرر، مسافرت، زمان رفت و آمد، ساعت هایی که در محل کار سرگرم معاشرت با همکارانتان هستید( صبحانه، نهار، شام و معاشرت های بعد از کار)
و تعهدات خانواده، به یاد داشته باشید که خواسته های شما به احتمال زیاد با توجه به تعداد فرزندان، وابستگانی که دارید افزایش می یابد.
همچنین اعضای خانواده و دوستان، فعالیت های ورزشی یا آمادگی جسمانی، میهمانی ها، و زمانی که در سرگرمی یا دیدار از محل های مورد علاقه صرف می شود را اضافه کنید.

۳) بر روی صفحۀ تعداد ساعاتی که در طول روز به هر یک از این موارد اختصاص یافته است علامت گذاری کنید.
به عنوان مثال، شما ممکن است بنویسید: کار(۸)، رفت و آمد(۲)، برداشتن بچه ها از مدرسه(۵/۰)، و غیره. این به صورت نمودار زندگی شما را از نظر انتخاب و حد وسطی که در مواردی که برای شما مهم هستند را نشان می دهد.

۴) از خودتان بپرسید: «آیا این همان زندگی است که دوست دارم؟»
شما ممکن است برخی از مسائل مهمی از زندگی خود را در کوتاه مدت فدا کنید، اما آگاه باشید زمانی که مرحلۀ خاصی از زندگی شما به پایان می رسد چه اتفاقی می افتد.
چگونه این تغییر و تحول را مدیریت می کنید، به ویژه وقتی که غیر منتظره و یا ناگهانی باشد، مانند تغییر در شرایط محیط کار یا بازنشستگی؟

و اما … چطور زمان خود را مدیریت کنیم؟

۵) ماژیک فسفری بردارید و آن مواردی را که در نمودار نیاز به توجه بیشتر دارند را علامت بزنید.
اگر، برای مثال، احساس می کنید وقت زیادی را در محل کار صرف می کنید، باید دوباره اهداف خود، و نیز خواسته های دیگران را مشخص کنید.
شاید هم وقت آن رسیده باشد برای مثال شیفتی کار کنید. ارزیابی کنید چگونه می خواهید تعادل بهتری برقرار کنید.

گام دوم: انجام تنظیمات

۱) از انتخاب هایتان آگاه باشید.
خواست و تمایل شما برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود نیمی از کار است، و باید از انتخاب هایتان آگاه باشید. این موارد مرتبط است با تعادل کل زندگی و ارزش های شما. به آن چه در محل کار از شما خواسته شده تا انجام دهید و علت آن نگاه کنید.
آیا این به خاطر آن است که در رابطه با پست و مقام شماست و یا این که به خاطر مهارت خاص یا تخصص شماست؟

اگر از شما انجام کارهای بسیاری خارج از حیطۀ وظایف و مسئولیت خواسته شده، ممکن است نیاز باشد با رئیس خود صحبت کنید تا حد و مرزهای کارتان را روشن کنید.
همیشه انتخاب هایی هست.

ممکن است در یابید که می توانید زمان بیشتری را با کار در منزل و اجتناب از رفت و آمد بدست آورید.
با این حال، مطمئن شوید که اعضای خانواده ناخودآگاه تصور نکنند قادرید این زمان را با آن ها صرف کنید.
شما باید حد و مرزی برای اطمینان از این که بهره وری خود را در حد بالایی حفظ می کنید و این که این محیط جدید تلاش های شما را ضایع نخواهد کرد مشخص کنید.

۲) برای زمان تلف شده برنامه ریزی نمائید.
نگاهی به جدول نمودار بیاندازید و اثرات تأخیر غیر قابل پیش بینی را ببینید و این که چگونه می توانند روی بقیۀ روز و یا هفتۀ شما تأثیر منفی بگذارند.
زمان تلف شده که در یک مدت زمانی انباشته شده، تأثیر زیادی روی زمان موجود برای فعالیت های دیگر دارد.

۳) از طرح هایی که روش مدیریتی شما را شرح می دهد باخبر شوید.
امکان دارد شما متوجه شوید که دائماً در گیر جلسات هستید و یا بعلت این که «نه» نمی توانید بگویید، کارهای اضافی زیادی انجام می دهید. هر دوی این موارد ممکن است زمانی مصرف نمایندکه شما دسترسی به آن ندارید.

گام سوم: اولویت بندی و برنامه ریزی کنید.
به مقدار کاری که باید انجام دهید نگاه کنید و وظایفتان را بر اساس اهمیتی که برایتان دارند گروه بندی نمایید.
برخی از کارهایی که شما انجام می دهید با وجودی که مفیدند شاید خارج از محدودۀ مسئولیتی شما باشند، آن ها را به صورت یک وظیفۀ اضافی در نظر بگیرید نه به صورت یک وظیفۀ اصلی.

اهداف قطعی و خاص خودتان را تعیین نمایید.
در مدت زمانی که شما در دست دارید میخواهید چه کارهایی انجام دهید؟
بهتر است اهداف تان را زیر هم بنویسید و مطمئن شوید که قابل دستیابی هستند.

خودتان یک محدودۀ زمانی واقعی برای هر کدام تعیین نمایید.
این میتواند کمک نماید تا وظیفه ای را تقسیم نموده و مرحله به مرحله جلو ببرید.
با این روش می توانید پیشرفت تان را بسنجید، چرا که موجب می شود تا از نتیجۀ کار رضایت بیشتری داشته باشید.

اغلب اوقات ما برای پاسخگویی به درخواست های دیگران از برخی انتخابات خودمان چشم پوشی می نمائیم.
از آن جایی که شما بازرسی زمانی تان را قبول دارید، مطمئن شوید که زمانی را برای کارهای غیر ضروری که جزء اهداف شما نمی باشد، صرف نمی کنید.
هر جا که ممکن است کارتان را محول نمائید اما انتظار نداشته باشید که دیگران کاری را که شما انجام نداده و بی خیال شده اید را انجام دهند.

مقاله چطور زمان خود را مدیریت کنیم؟ ادامه دارد……

کتاب مدیریت زمان
نوشتۀ: محمد باقر عالی